Un disco de 1 TB, dos discos de 2 TB, 2 discos de 500 GB, el disco interno de mi computadora otro de 750 GB… Otro disco lleno, otro día intentando que la cantidad de datos no me coman.

Les suena familiar. Si están en el negocio de la fotografía o del video sabrán que la cantidad de datos puede convertirse en una pesadilla para hasta los más organizados y metódicos.

2 cortometrajes, un documental, una serie de YouTube y muchos videos y fotos para clientes después empecé a tener mini ataques de pánico pensando en que nada de mi material estaba realmente seguro.

Claro había hecho copias del material, estaban en 2 o 3 discos, pero no había una forma de mantener todo actualizado. Cada vez que añadía algo a un disco tenía que manualmente duplicarlo y si olvidaba hacerlo entonces podía tener meses de documentos de trabajo sin respaldo.

El día en que busqué hasta debajo de las piedras el documento original de mi libro de introducción a la fotografía y no lo encontré fue cuando mis peores temores se hicieron realidad. Perdí el trabajo de 3 meses completos y no había rastro en ningún lugar. Por haber sido extra cuidadosa había guardado un PDF en Dropbox y ese fue mi único consuelo. Mi teoría es que cuando se hizo una copia de seguridad no se copió solo esa carpeta…

Ahora estoy reconstruyendo todo el libro, la diagramación completa y los gráficos. En fin.

Ese día le dije a mi esposo que no podía seguir así. Y esta es la solución que encontré y quería compartirla con ustedes.

1. Synology

La respuesta obvia era que necesitaba un servidor para mis datos, con un sistema de RAID (conjunto redundante de discos Independientes), es decir varios discos que tengan exactamente lo mismo. Uno es el disco principal y los otros son solo de respaldo.

Yo uso un sistema Synology con dos discos de 3TB en los que se guardan la mayor parte de mis documentos de trabajo. Todo lo que sea importante se duplica automáticamente.

Porque digo la mayor parte, lo digo porque el material de video y fotografía es punto a parte. Cuando tienes material de video de varios gigabytes los discos tienden a llenarse muy rápido, puedo llenar 500 GB con un solo proyecto de video. Mi synology no parecía ser el lugar para almacenar tal cantidad de material, aunque tal vez en algún momento expanda mi sistema.

Para no dejar mi cuenta del banco en cero tuve que ser creativa con esta parte.

2. Amazon Cloud Services

Si no lo saben la forma correcta de archivar tus documentos importantes es tenerlos por triplicado, el original, una copia en el mismo lugar, y una segunda copia en otro lugar.

Tener un servicio donde subir tus documentos ha sido una opción desde hace años, pero los precios habían hecho que no fueran una opción. Dropbox es muy bueno para la mayor parte de documentos, pero no para cantidades de datos como las que yo manejo, igual los servicios que ofrecen Google y Apple.

Por fin Amazon empezó a ofrecer lo que necesitaba “Cold Storage” almacenamiento en frío. Hace un par de días se actualizó la aplicación y ahora además de poder subir archivos y dejarlos quietos también hay un sistema que te deja sincronizar ciertas carpetas como Dropbox.

Por solo 120 dólares al año tengo 2TB y además con mi membresía de Amazon Prime tengo almacenamiento de fotos ilimitado. Si es un poco costoso, pero no tanto como perder el trabajo de años.

Así que no le di más vueltas al asunto y me compré mi ticket a dormir tranquilamente. Empecé a subir primero todas mis fotografías y aunque es un proceso lento estoy ya en el año 2015. Tengo ya 8 años de fotografías con una DSLR y mi reciente compra, la Blackmagic, solo me hizo pensar más en como archivar cantidades grandes de datos.

Obviamente en algún momento se necesita una solución con otra escala. Hay servidores especiales para edición de video. Son una maravilla pero dado que no puedo justificar gastar ese dinero esta es la mejor solución.

Mi esposo me informó que había encontrado una aplicación que permitía hacer una copia de mi synology a mi cuenta de amazon cloud. Que puedo decir, sin quererlo encontré mi solución perfecta.

3. Optimizar para almacenar datos

Dado que el material de fotografía y video normalmente no se usa mucho después de terminados los proyectos empecé hace algún tiempo a comprimir mis archivos originales. En el caso de videos a veces solo dejo una copia master del corte final y si el proyecto es muy importante para mi dejo, sí, el material original pero intento borrar todo lo que sé que no usaré de nuevo.

En cuanto a las fotografías, muchas sesiones de fotos tienen fotos malas, así que primero borro todo lo que no funcionó y luego exporto todos los .RAW a .JPG y solo dejo los .PSD o .TIFF de fotografías que realmente amo y sé que podría querer editar en el futuro.

Los proyectos terminados y listos van a la nube. De esta forma libero espacio de mis discos de trabajo y subo solo lo necesario a la nube, lo que hace que el proceso sea más rápido.

También es necesario anotar que más de una vez mis clientes han querido cambios o una copia nueva de lo que había entregado meses después. Tus clientes pueden perder los proyectos, tú no.

4. Organización

A pesar de todo hay que ser muy organizado con los datos. Una buena idea es organizar por tipo de proyectos. En mi caso tengo algunos tipos.

• Diseño Gráfico
• Fotografía
• Film
• Cursos
• Escritos

Dentro de esos organizo o por proyecto o por fecha.

Con la fotografía tengo todo organizado por Año>Mes-Día

Cuando no hay tantos datos diarios organizo por proyecto, por ejemplo:

Film>Proyecto>Material>Video

5. Nombra tus documentos

Gracias a que trabajé en agencias desde el inicio de mi carrera aprendí a mantener un orden en cómo nombro mis documentos.

Mis episodios de Youtube se nombran de esta forma.

shehacks_episodio01_fecha.mp4

Un promo se llamaría

Shehacks_promo01_fecha.mp4

Así cuando estoy buscando archivos es más fácil saber que estoy viendo sin tener que abrir el archivo.

Así que mi odisea de datos parece haberse tranquilizado por un momento.

Espero que puedan organizar su caos y dormir como bebes.